Сегодня закон возлагает на работодателя обязанность оформлять на работников страховое свидетельство, если этого документа нет. Если ранее документ не получался, вы должны подать в течение календарного дня заявление на регистрацию нового гражданина в системе персонифицированного учета. Однако ситуация может оказаться другой, например, сотрудник потерял СНИЛС, и пришел к вам. Как восстановить работодателю этот документ в 2021 году, и какие способы подачи документов в ПФР возможны.
Что делать, если к вам пришел сотрудник, который потерял СНИЛС?
Страховой номер, а также форма АДИ-РЕГ сегодня может потребоваться при обращении во многие инстанции. Но что делать, если документ потерялся, и ваш работник не знает как ему действовать. Вы можете взять все хлопоты на себя, особенно если у вас налажен электронный документооборот с Пенсионным фондом. Если ваш сотрудник потерял документ, то вы сможете восстановить его следующим образом.
- Поискать копию в личном деле работника.
- Направить заявление на получение дубликата в Пенсионный фонд.
Если к вам обратился сотрудник, потерявший свое страховое свидетельство, то он должен написать заявление по форме АДВ-3. Заполнить форму вы можете сами, однако на ней обязательно должна быть проставлена подпись заявителя. Вам останется направить документы в Фонд, и после их получения передать своему работнику.
Но сначала попробуйте отыскать эти сведения в личных делах работника, где хранятся копии документов. Сегодня многие предприятия пользуются электронными программами учета, в которых вы сможете найти комбинацию номера. Однако новую форму АДИ-РЕГ все же лучше запросить в Пенсионном фонде.
Как восстановить СНИЛС сотрудника работодателю в 2021 году
Ранее для восстановления утраченных страховых свидетельств через отдел кадров или бухгалтерию требовалось формировать пакет бумажных документов, которые направлялись в Пенсионный фонд почтой, либо передавалась на личном приеме. Однако сейчас практически весь документооборот происходит в электронном виде.
Большинство компаний работает в программе СБИС или 1С Бухгалтерия. Через них при подключенном ЭДО с Пенсионным фондом можно быстро направить форму АДВ -3 «Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства». Рассмотрим на примере системы СБИС Онлайн:
- Откройте в программе раздел «Отчетность/Справки и заявления».
- Для перехода к формированию заявления, нажмите «Создать».
- В списке выберите «Пенсионный».
- Из списка форм выберите «АДВ-3. Выдача дубликата страх.св-ва».
- Нажмите кнопку «Добавить сотрудника».
- В открывшемся списке работников выберите того, кто потерял СНИЛС.
- Если ничего в анкетных данных не менялось, оставьте форму без изменений, если что изменилось, внесите эти сведения.
- В верхнем правом углу нажмите кнопку «К отправке».
- Если все заполнено без ошибок заявление уйдет в ПФР.
Как только из фонда поступит ответ, вы сможете распечатать документ и передать его сотруднику. Второй экземпляр подшейте в его личное дело.